5.3.3 Skapa en förberedd sida eller webbplats för krisinformation

Prioritet: 1

Vid en kris är det extra viktigt att vara väl förberedd. Ju mer ni har tänkt igenom och förberett arbetsordningen och webbplatsen desto större möjlighet har ni att hantera kriskommunikationen effektivt.

Vad som är en kris är inte alltid lätt att definiera på förhand. Det viktiga är att ha en generell krishanteringsförmåga som är väl förberedd och övad och som kan anpassas efter den aktuella situationen och händelseutvecklingen.

Tre steg för presentation av krisinformation på webbplatser

Det finns tre steg för presentation av krisinformation. Steg 1, illustrerar läget före krisen, steg 2-3 illustrerar läget under krisen.

Oavsett vilket steg som är aktuellt är det viktigt att ett område på webbplatsen förbereds för presentation av krisinformation. Det är viktigt att webbplatsens startsida kan anpassas till informationsbehovet. Dels för att veta hur många besökare sidan orkar med: ska sidan klara 5, 10, 50, 100 gånger fler besökare än normalfallet? Dels av etiska skäl, vid en krissituation är det viktigt att det är möjligt att rensa startsidan från eventuella webbannonser, stämningsbilder och glada tillrop. Att till exempel låta startsidan domineras av en stor glad ko på en blommande äng med önskan om en glad sommar och i en nyhetslista längre ner informera om en allvarlig olycka, är inte särskilt lyckat.

Prototyp för en tydligare illustration av stegen för presentation av krisinformation (PowerPoint, nytt fönster).

De tre stegen är:

  1. Steg 1 – normalläge – före krisen
    Myndigheten presenterar sin roll och sitt ansvarsområde vid kris. Denna information ska alltid finnas och placeras under Avdelningen "Kris och säkerhet". Informationen kan beroende på myndighetens ansvarsområde, inriktning och målgrupper placeras antingen i huvudnavigeringen eller som en underkategori till avdelningen "Om myndigheten".
  2. Steg 2 – en förberedd struktur aktiveras under avdelningen "Kris och säkerhet". Samtidigt ska en nyhet/puff som länkar till krisinformationen placeras på webbplatsens startsida.
  3. Steg 3 – en särskild startsida/webbplats aktiveras. Det karaktäristiska för en särskild startsida är att andra element på webbplatsen tonas ned. En särskild startsida kan också innebära att en helt separat webbplats aktiveras.

Valet mellan en särskild startsida och en separat webbplats avgörs av vilken händelsen är och hur den utvecklas. Informationsbehovet hos allmänhet och media samt hur stor belastning i antal besök sidan kan få vid en kris kan också vara avgörande för om en separat webbplats är att föredra. Om valet faller på en separat webbplats ska myndighetens URL, till exempel www.myndigheten.se leda till den separata webbplatsen. Härifrån kan länkning sedan göras tillbaka till ”ursprungswebbplatsen”.

Exempel på innehåll under en kris

  • Aktuellt läge
    Ge fortlöpande aktuell information och analyser som bidrar till en lägesuppfattning och helhetsbild av situationen. Utgå inte bara från myndighetens/kommunens perspektiv utan från vad allmänheten behöver veta. Samverka också med andra och ge länkar som bidrar till helhetsbilden.
  • Vanliga frågor och svar
    Tillmötesgå allmänhetens behov och svara på frågor. Publicera svar kontinuerligt och tillhandahåll information som kan avlasta dem som svarar i telefon. Var ärlig, rak och öppen.
  • Praktiska råd
    Ge både konkreta råd och rekommendationer. Komplettera med bilder, kartor och liknande.
  • Kontaktinformation
    Informera om var hjälp och information kan fås dygnet runt. Gör det tydligt vart besökare ska vända sig för att få svar på frågor, få fördjupad information och kan lämna upplysningar.
  • Lämna upplysningar
    Möjliggör dialog med allmänheten. Det bör vara möjligt för besökarna att skriva in tips, reaktioner och frågor och att kunna få snabba svar på dessa. Detta kräver i sin tur planering av kriswebborganisationen för att kunna hantera den information som kommer in från allmänheten. Diskutera och planera för vilka resurser som finns för att besvara och hantera tips och frågor. Se riktlinje 5.3.4 Skapa och öva en kriswebborganisation som är tidsmässigt och rumsligt oberoende. Om du publicerar material från allmänheten, media, eller andra utomstående aktörer, gör det tydligt för besökare vem som är avsändare av informationen.
  • Pressinformation
    Anpassa pressinformationen efter mediernas behov av bakgrundsinformation och fakta.
  • Tidpunkt för senaste uppdatering
    Tid- och datummärk all information och alla uppdateringar på kriswebben.
  • Information på andra språk och lättläst
    Vid behov, publicera sammanfattande information på andra språk.
  • Hantering av personuppgifter
    Om personuppgifter samlas in på kriswebben ska användarna upplysas om detta i enlighet med 4.2.4 Upplys hur juridisk information och kakor hanteras.

Utformningen av en särkskild startsida/webbplats vid kris

Tänk på det här vid utformningen av en separat kriswebbplats:

  • Utforma krissidan/krissidorna så att de upplevs som en del av den ordinarie webbplatsen.
  • Lyft fram central krisinformation genom att tona ner andra element på sidan som inte är kopplade till krisinformationen.
  • Länka till den ordinarie startsidan eller den ordinarie webbplatsen.

Senast uppdaterad 2008-12-10