2.1.2 Effektivisera myndighetens processer

Informationstekniken ger oss inte bara möjlighet att effektivisera administrationen utan också att helt förnya vårt sätt att arbeta. Processtänkandet är grunden. I första hand är det ett sätt att tänka och arbeta, en tro på att det går att effektivisera verksamheten. Eftersom myndighetsutövning till stor del består av information och kommunikation finns många områden där informationstekniken och webben kan användas för att effektivisera myndighetens verksamhet.

Genom att kartlägga processer och arbetsrutiner i verksamheten får du god kunskap om vilka processer som kan förändras för att effektivisera verksamheten. Efter att du genomlyst berörda processer får du ofta ett bättre underlag för att beskriva intern och extern verksamhetsnytta samtidigt som du får kunskap om konkret funktionalitet som är till nytta för användarna.

Några tips

Några saker att tänka på när befintliga processer kartläggs och nya utformas:

• Ifrågasätt varför en process ser ut som den gör. Behövs den, kan det göras om så det blir enklare för medborgare och företag? Att enbart översätta en befintlig process till webben, leder inte nödvändigtvis till önskad effekt.
• Var noga med att se hela processen, från start till slut, inte bara den del som berör en enskild myndighet. Säkerställ att hela kedjan hänger ihop för slutanvändaren.
• Suboptimera inte den nya processen. Det är hela processen som skall fungera, inte bara ”er” del.

Fördjupning

Kartlägga processer för ärendehantering. I Vervas rapport "Effektivisera genom att automatisera ärendehanteringen" kartlägger man fem ärendeprocesser och visar vilken effektiviseringspotential som finns. Studien visar att det finns en betydande effektiviseringspotential i alla fem ärendeprocesser som analyserats. Uppskattningsvis handlar det om en årlig besparing på upp till 56 miljoner kronor för den mest omfattande processen.

I vägledningen Räkna på lönsamheten får du hjälp att räkna på lönsamheten för myndighetens verksamhetsutveckling.

Senast uppdaterad 2008-12-10